EnglishDe wereldwijde uitrol van het incident management systeem is door Vopak zelf uitgevoerd. We spreken met Kees Bergmans, general manager van de terminal in Peru ten tijde van de uitrol van het incident management systeem, en met zijn opvolger Ian ter Haar. U kunt deze case ook downloaden als PDF bestand.
Kennismaking met Quality Online
"Mijn eerste kennismaking met het incident management systeem was al ver voor mijn periode in Peru. In Nederland kreeg het structureel vastleggen en opvolgen van veiligheidsissues al vanaf 1997 steeds meer aandacht. In 1999 werd hiervoor het incident management systeem van Quality Online in de organisatie van Vopak geïntroduceerd. Tot die tijd was het bijhouden van meldingen een arbeidsintensief proces, waarvoor veel gebruik werd gemaakt van lijsten in Excel met alle nadelen van dien. De status was bijvoorbeeld onvoldoende inzichtelijk en het systeem gaf geen reminders voor openstaande acties. Het nieuwe systeem was een grote verbetering."
Vertrek naar Peru
"Vijf jaar geleden vertrok ik naar Peru om de functie van general manager van de Vopak terminal te vervullen. Deze olie en gas-terminal maakt deel uit van de divisie Vopak Latijns Amerika. De divisies waren oorspronkelijk autonoom in hun aanpak van veiligheidsprocessen. Aangestuurd door de Corporate Vopak organisatie, gaf de divisie de opdracht één lijn te brengen in het melden van veiligheidskwesties. Bijvoorbeeld onveilige situaties, incidenten en procesfouten. Dat was het startsein voor de uitrol van het incidentmanagement systeem in de divisie Latijns-Amerika."
Gemotiveerd team
"Mijn rol in dit proces was vooral faciliterend. Ik zorgde ervoor dat de juiste mensen de tijd en ruimte kregen voor de uitvoering van het project en voor de benodigde training. Op deze manier zijn alle 8 terminals in Latijns Amerika binnen 6 maanden van een incidentmanagement systeem voorzien. Ondanks dat ik niet direct betrokken was bij de uitvoering van het project, heb ik het wel van heel nabij kunnen volgen. Vanuit mijn positie zijn me aan paar dingen heel duidelijk opgevallen. Als eerste de positieve en gemotiveerde houding van de medewerkers die met het nieuwe systeem te maken kregen. De komst van het systeem werd sneller en makkelijker geaccepteerd dan ik in Nederland gewend ben. In Nederland vergt het vaak meer overtuigingskracht en lobbywerk om mensen achter een nieuw systeem te krijgen. En dat gaat ten koste van de snelheid van het proces."
Waardevol systeem
Ian ter Haar, de huidige general manager van de Vopak terminal in Peru, vult Kees Bergmans aan over zijn ervaringen met het gebruik van Quality Online:
"Een aantal jaren na introductie van het Quality Online systeem bij Vopak Peru, is het een integraal onderdeel van ons rapportage systeem geworden. Zoals bij ieder systeem, is het succes afhankelijk van het gebruik ervan. Opvolging van actiepunten is essentieel en krijgt veel aandacht. Bij Vopak Peru wordt er inmiddels intensief gebruik gemaakt van Quality Online waardoor er een helder inzicht bestaat in verbetermogelijkheden voor de terminal."
"Vopak gaat steeds verder in de rapportage van incidenten, onveilige situaties of ideeën uit observatierondes, hetgeen zeer positief is. Daardoor ontstaat de mogelijkheid om werkelijk een lerende organisatie te worden. Kortom, ik beschouw Quality Online als een zeer waardevol systeem, dat goed aansluit bij de SHE (Safety Health Environment) strategie van Vopak."
Cultuurverschillen
'In Peru was de houding heel anders. Dat komt vooral voort uit de cultuurverschillen tussen beide landen. De mensen in Peru zijn leergierig en staan positief tegenover nieuwe dingen. Ze willen graag beter werk kunnen leveren, en staan open voor systemen die dat ondersteunen. Ik vond de mensen daar heel coöperatief. Aan de andere kant zorgt die soms volgzame houding ervoor dat mensen niet echt zeggen wat ze denken. Dat is wel iets om rekening mee te houden tijdens een dergelijk project. Het heeft bijvoorbeeld wel wat tijd gekost om mensen bewust te maken van het belang om fouten te melden. In eerste instantie werd het moeten melden van incidenten namelijk wat gereserveerd ontvangen. Openlijk rapporteren over fouten is niet heel gebruikelijk en geaccepteerd in deze cultuur. De moeilijke economische situatie speelt daarin een rol. Mensen willen hun baan graag houden en het melden van fouten maakte ze onzeker. Door de medewerkers nauw bij het proces te betrekken en duidelijk aan te geven dat het juist gaat om het verbeteren van processen, was deze drempel al voor de start van het Quality Online project weggenomen. Een ander opvallend punt is dat in tegenstelling tot wat vaak wordt gezegd over Latijns Amerikaanse landen, er juist heel hard gewerkt wordt. De mentaliteit is absoluut prima te noemen." Achteraf had Kees het systeem graag op een wat rustiger moment geïmplementeerd. Tegelijkertijd liepen er nog een aantal projecten, waardoor het soms lastig was er de gewenste prioriteit aan te geven.
Unieke ervaring
Kees Bergmans kijkt terug op een plezierige tijd in Peru. De 2,5 jaar die hij er gewoond en gewerkt heeft, was een leuke en leerzame periode op alle vlakken. "Ik heb er heel prettig gewerkt, met een heel bereidwillig en leergierig team. Het streven naar verbeteringen speelde de hoofdrol bij alle betrokkenen. Peru is erg mooi maar ook heel afwisselend. Zowel in mensen als in landschap." Kees Bergmans heeft er goede contacten gelegd met de lokale bevolking, en heeft nog regelmatig contact met de mensen die hij er heeft leren kennen. In zijn vrije tijd heeft veel van het land kunnen zien, en niet alleen de gebruikelijke toeristische hoogtepunten. Hij beschrijft het als een unieke ervaring, die hij zeker niet had willen missen.
Over Vopak:
Vopak is wereldmarktleider op het gebied van onafhankelijke opslag van vloeibare bulkgoederen. Bijvoorbeeld olieproducten, chemicaliën, plantaardige oliën of vloeibaar gemaakte gassen. Vopak biedt hoogwaardige diensten op het gebied van op- en overslag van deze producten op 80 terminals in 32 landen.