"Syngenta werkt nu 40% efficiënter dan voorheen"

U kunt deze case ook downloaden als PDF bestand.

Professioneel documentmanagement deed in 1997 zijn intrede bij Syngenta Seeds. In dat jaar besloot Syngenta, op aandringen van de markt, te gaan voor ISO-certificering. "Voor ons was het ISO-certificaat niet een doel op zich, maar voor een mijlpaal om door te gaan met kwaliteitszorg. Dat betekende dat veel aspecten, waaronder documentbeheer en procesbeschrijvingen, op een meer formele manier moesten worden geregeld", blikt  kwaliteitsadviseur Tjeerd Klaassens CQE (Certified Quality Engineer) terug. "Binnen het bedrijf circuleerden altijd al documenten, maar van masterdocumenten of werkinstructies was geen sprake. Wel van frustratie."

Structuur in documentbeheer

In het ISO-kader diende het documentbeheer meer structuur te krijgen. Die beslissing vroeg om softwareondersteuning. Syngenta wilde daarmee niet alleen de Nederlandse vestigingen bedienen, maar alle locaties in en buiten Europa. Uiteindelijk zal het systeem binnen Syngenta ca. 4000 gebruikers tellen. 
 
De afdeling Kwaliteitszorg werkte aanvankelijk met een ‘paper-based systeem', ondersteund door MS Office, om ervaring op te doen. Na een half jaar bleek dat er masterdocumenten zoek waren. Bovendien circuleerden er verschillende versies van documenten binnen het bedrijf. Onderzoek en Productie beschikten niet over een uniforme werkwijze, met alle kwaliteitsrisico's van dien.

Syngenta heeft de filosofie dat sofware binnen het bedrijf gedurende langere tijd moet functioneren. Continuïteit dus. Dat betekent ook continuïteit in de relatie met de softwarepartner. Na een eerste selectieronde bleek Quality Online met de applicatie Document Online als een van de weinige aanbieders bereid een langdurige relatie met Syngenta aan te gaan."

Andere belangrijke eisen die het bedrijf aan de software en de leverancier stelde waren: multi-site oplossing, te gebruiken in elk onderdeel van de organisatie (niet alleen in een kantoor­omgeving maar ook in productie­omgevingen) niet teveel training, prijs en aandacht voor innovatie. Onderhoud was niet zo zwaarwegend, maar ook dat bleek goed geregeld te zijn.

Europa-brede implementatie

Na een testperiode van een half jaar in Enkhuizen, is Quality Online in 1998 meteen Europa-breed in het bedrijf geïmplementeerd, te beginnen bij de onderzoeksafdelingen van de divisie Vegetables. Voorheen speelde het probleem dat de onderzoekers op hun eigen manier het werk uitvoerden. Met eenduidige proces- en procedurebeschrijvingen hadden de medewerkers snel vat op de situatie. Onder de allesomvattende processen, die onder andere meetpunten bevatten, hangen de lokale werkinstructies. Die kunnen verschillen, afhankelijk van de lokale situatie. Bijvoorbeeld vanwege lokale wet- en regelgeving of bijvoorbeeld door uiteenlopende irrigatiesystemen op de verschillende locaties.

"De procedures in het systeem bevatten een beschrijving van ‘wat en wie', en in bepaalde gevallen ook ‘waarom' processen moeten worden uitgevoerd. De werkinstructies bevatten een beschrijving van ‘hoe' processen moeten worden uitgevoerd. Dit is als het ware het kookboek voor de medewerkers. Als een medewerker twee partijen zaad mengt, zegt de werkinstructie hoe dat moet gebeuren en in welke hoeveelheden."

Wereldwijde uitrol

Aansluitend is het pakket naar de vestigingen in de overige landen in Europa, Afrika en het Midden-Oosten uitgerold. "Het viel me mee mensen binnen EMEA te overtuigen van het nut en de noodzaak van de implementatie van het pakket. Alle medewerkers moeten er mee kunnen werken. Dat stelt stevige eisen aan de robuustheid en gebruikersvriendelijkheid van de software. Voor specialisten die al met software werken, is er doorgaans geen probleem. Productiemedewerkers werken niet zoveel met software. Voor hen was het een soort cultuurveranderingsproces," aldus Tjeerd Klaassens.

Quality Online bleek heel geschikt te zijn voor alle nuances van een bedrijfscultuur. "Aan de andere kant was er wel wat verzet. Iedereen wilde autonoom zijn en had last van het ‘not-invented-here' syndroom."

Belang van compliance neemt toe

"De besparingen die documentbeheer oplevert, worden bij Syngenta uitgedrukt in efficiencywinst: medewerkers doen hun werkzaamheden nu 40% efficiënter dan voorheen. Masterdocumenten of andere typen documenten raken nu niet meer kwijt en de juiste versie is altijd op het scherm beschikbaar. Een heel essentieel stuk gereedschap dus, waarvan de besparingen moeilijk in geld zijn uit te drukken, maar dat wel degelijk de door ons gewenste effecten oplevert."
 
"Daar komt bij dat we steeds meer te maken krijgen met internationale boekhoudregels, zoals Sarbanes-Oxley, IFRS en Solvency II.  Compliance dus. Dat betekent dat de logistiek van documenten steeds belangrijker wordt. Het hoofdkwartier van Syngenta in Basel wil een beeld hebben van SOX-gerelateerde documenten en van waar mogelijke gaten zitten in de proces­beschrijvingen. Het pakket laat die punten zien op verschillende levels zoals locatie, land en regio (bijv. EMEA)."
 
"De werkwijze is nu dat nieuwe documenten door twee deskundigen binnen de organisatie worden gefiatteerd: de normdeskundige (bijv. SOX, ISO, Milieu) en de proceseigenaar. Een document wordt eerst aan de  normdeskundige voorgelegd en vervolgens aan de proceseigenaar. Het beheer van documenten blijft administratief gezien echter in handen van de medewerkers, terwijl de proceseigenaar betrokken blijft middels goedkeuring van wijzigingsvoorstellen, goedkeuring van documenten en KPI's (key performance indicators). Consequentie is dat documentmanagement heel breed in de organisatie is weggezet."

Managementrapportage

De managementrapportage is een belangrijk onderdeel van de applicatie. Deze geeft onder meer een indicatie dat documenten worden bijgehouden en geactualiseerd. Het is voor procesbeheer van belang dat de sleuteldocumenten correct en actueel zijn. Verouderde documenten worden met behulp van steekproeven gelokaliseerd.

Ook op het terrein van klachtenbeheer en de opvolging van interne procestekortkomingen speelt Quality Online software een rol. Het ondersteunen van bedrijfsprocessen met behulp van één software suite biedt als groot voordeel dat gebruikers snel een tweede applicatie uit de suite aanleren. Het programma biedt immers dezelfde ‘look-and-feel'. Een tweede voordeel is dat de gebruikersorganisatie maar één keer in het systeem ingevoerd hoeft te worden.

Dit pakket biedt daarom een flexibele schaalbaarheid. Als Quality Online voor een bepaald bedrijfsonderdeel is ingericht, dan zijn meer gebruikers of bedrijfsonderdelen eenvoudig toe te voegen. Ideaal voor een multinational die op termijn al zijn vestigingen van dezelfde applicatie gebruik wil laten maken.

Over Syngenta:
Syngenta is als wereldwijd toonaangevend bedrijf in de agribusiness gericht op duurzame landbouw door innovatief onderzoek en technologie. Het bedrijf is specialist in de ontwikkeling, productie en verkoop van bloemen- en groentezaden en zaden van landbouwgewassen. Syngenta heeft ruim 21.000 medewerkers in meer dan 90 landen.