EnglishU kunt deze case ook downloaden als PDF bestand.
Het dienstenpakket van NedTrain loopt uiteen van klein onderhoud tot uitgebreide servicebeurten en modernisering van treininterieurs. NedTrain streeft ernaar klanten een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van materieel te bieden, tegen zo laag mogelijke kosten.
Een van de speerpunten van NedTrain is innovatie. De medewerkers van NedTrain hebben hierin een belangrijke rol . Ze denken en doen mee en maken zo van NedTrain een nog slagvaardiger organisatie. Creativiteit en innovatief vermogen worden gestimuleerd. Innovatie betekent voor NedTrain ook investeren in high-tech werkplaatsen en de meest moderne outillage. NedTrain werkt daarbij samen met treinfabrikanten, toeleveranciers en kennisinstituten.
Introductie ideeënmanagement
In dit kader is NedTrain in 2008 gestart met een nieuw project voor ideeënmanagement. Het doel van dit project is tweeledig. Enerzijds kan een organisatie veel profijt hebben van de ideeën die medewerkers aandragen om het werk efficiënter te maken of te vereenvoudigen. Anderzijds heeft het stimuleren van nieuwe ideeën en creativiteit een positieve invloed op de werksfeer.
De introductie van ideeënmanagement binnen NedTrain is grondig voorbereid. Er is een compleet nieuwe afdeling IdeeënManagement voor gestart, die inmiddels uit 4 mensen bestaat. Deze afdeling is verantwoordelijk voor het stimuleren en managen van de ideeënstroom binnen de organisatie. Zij worden daarbij ondersteund door een heel team van ideeënmanagers en ideeëncoaches op de verschillende locaties van NedTrain. Daarnaast worden brainstormsessies en bijeenkomsten georganiseerd om het ontstaan en vastleggen van nieuwe ideeën te stimuleren.
Slimme technologie
Alles bij elkaar levert dit een stroom aan waardevolle ideeën op. Al die ideeën moeten natuurlijk wel op een goede manier worden opgevolgd. NedTrain heeft ervoor gekozen om hiervoor gebruik te maken van Quality Online software technologie. De organisatie maakt al enkele jaren naar tevredenheid gebruik van 'Alert', een Quality Online Safety management applicatie voor het registreren en opvolgen van veiligheidsmeldingen. Het Quality Online systeem vormt de basis van het ideeënmanagement systeem dat in 2008 is geïntroduceerd onder de naam Mijn Idee. Mijn Idee is gekoppeld aan het Quality Online platform dat al in gebruik was bij NedTrain.
Begin 2008 is op initiatief van NedTrain een start gemaakt met het onderzoeken van de mogelijkheden om het systeem voor veiligheidsissues aan te passen voor ideeënmanagement. Het gewenste werkproces was op dat moment al helemaal in kaart gebracht. Op 18 juni ging 'Mijn Idee' live, slechts 3,5 maand na de start van het project. Het systeem vervangt allerlei Excel lijsten die niet toereikend waren om de grote stroom ideeën te managen. Elk idee wordt in het systeem geregistreerd, waarna het idee een workflow volgt en in een aantal stappen wordt beoordeeld en gevalideerd.
Vruchtbaar innovatieklimaat
Vanaf dag 1 bleek dit een groot succes. In totaal zijn binnen een half jaar 1.100 ideeën geregistreerd, waarvan ultimo 2008 ruim 10% is gerealiseerd. Veel meer dan de gebruikelijke 2% tot 3% die binnen andere organisaties wordt gehaald. Dit cijfer geeft blijk van een vruchtbaar innovatieklimaat. Bij NedTrain zien medewerkers kansen en durven hun ideeën in te dienen. Het succes is deels te verklaren uit de gebruikersvriendelijkheid van het systeem, maar ook door de mensen die het draaiende houden. De aandacht voor de indieners en het doordachte stappenplan, ondersteund door de workflow zorgen voor een goede doorstroming van de ideeën.
Idee ondernemers
Een andere succesfactor is de filosofie achter 'Mijn Idee'. Indieners zijn 'de ondernemers van hun eigen idee'. De ideeondernemers willen hun idee realiseren. Daarbij krijgen ze hulp van ideeëncoaches, die complexere ideeën helpen oppakken. De lokale ideeën worden door de lokale ideeënmanagers opgevolgd. De ervaring leert dat hoe dichter de begeleider/coach bij de indiener van het idee zit, hoe groter de kans is op een snelle implementatie.
Bijzonder aan dit project is dat alle informatie die tijdens de behandeling van ideeën ontstaat vanuit Quality Online rechtstreeks in het Datawarehouse van Nedtrain wordt geladen. Met die informatie worden alle rapportages samengesteld waarmee de voortgang en de resultaten van het project worden bewaakt.
Een goed voorbeeld van een succesvol idee is het ontwikkelen van een standaard onderhoudsbeurt voor hoge snelheids materieel. Deze onderhoudsbeurt vervangt verschillende typen onderhoudsbeurten en omvat alle onderhoudsaspecten. Het doel was het vereenvoudigen van het onderhoud, om fouten terug te dringen, de bedrijfszekerheid te vergroten en de planning te vereenvoudigen. De inrichting van de nieuwe onderhoudsbeurt is vormgegeven door monteurs, het management en het bedrijfsbureau. De 'standaard onderhoudsbeurt' is succesvol getest en ingevoerd.
Aandacht voor succes
Binnen NedTrain wordt veel aandacht besteed aan gerealiseerde ideeën. De indieners krijgen de aandacht en beloning die zij hebben verdiend. Dit stimuleert ook anderen weer om aan het project deel te nemen en eigen ideeën in te dienen. De afdeling IdeeënManagement heeft daarnaast een scorekaart ontwikkeld, waarop de prestaties van de verschillende bedrijfsonderdelen op dit vlak worden bijgehouden. De scorekaart levert een vorm van competitie op, die het indienen van nieuwe ideeën weer stimuleert.
Voorbeeldproject
Het project is zo succesvol gebleken, dat ook andere afdelingen van NS en organisaties buiten de NS interesse hebben getoond. De afdeling IdeeënManagement werkt regelmatig samen met andere organisaties, die zij van tips en adviezen voorzien. De afdeling krijgt zonder uitzondering steeds lof toegezwaaid en wordt hierdoor gesterkt in het kiezen van de juiste koers. NedTrain heeft een unieke ontwikkeling ingezet, die ze met trots uitdragen.
Ook de automatisering van de ideeënstroom als onderdeel van dit project wordt door alle partijen bijzonder positief beoordeeld. Tijdens de evaluatie kreeg het project op alle onderdelen goede tot zeer goede scores, zowel inhoudelijk als qua samenwerking tussen NedTrain en Quality Online. NedTrain geeft het project zelfs de veelzeggende titel 'Topproject'!
Bron: NedTrain Jaarrapportage Innovatie: 2008, een super succesvol jaar!