Document & Content Management

Quality Online Document & Content Management (QOL|DCM)

QOL|DCM creëert één centrale bron voor al uw documenten en content. Deze is in de hele organisatie als ondersteunende service toegankelijk. Alle documentmanagementprocessen worden gestroomlijnd en zo veel mogelijk geautomatiseerd. Uw medewerkers kunnen zich hierdoor volledig concentreren op hun kerntaken.

Automatiseren en stroomlijnen

Met de documentmanagementfuncties van DCM kunt u essentiële bedrijfsprocessen, workflows en besturingselementen automatiseren en stroomlijnen. Uw team is voortaan verlost van al die routinematige administratieve rompslomp die nu eenmaal inherent is aan routering, bewaking en meldingen. Bovendien is informatie gemakkelijk toegankelijk waardoor het werk aanzienlijk efficiënter kan worden gedaan.

Ook de processen voor periodieke beoordeling, bijwerking en archivering van documenten kunt u geheel stroomlijnen en beheren. Met de toepassing kunt u alle content van begin tot eind op consistente en betrouwbare manier volgen, vanaf de aanmaak, beoordeling en goedkeuring, tot het beheer, de distributie en de archivering ervan.

Aanpassen

QOL|DCM kan verregaand worden aangepast, variërend van aanpassingen voor specifieke sectoren of corporate brandings, tot het creëren van lokale kennisbronnen uit bijvoorbeeld aangepaste query's. Hoewel de besturing is gecentraliseerd, kunnen gebruikersgroepen op meerdere niveaus werken met alle vormen van documenten en records, ongeacht de taal of locatie. Volledige integratie met alle typen legacy software en ondersteuning van de zoek- en rapportagefuncties in meerder domeinen zorgt ervoor dat ook niet-IT'ers hun werkomgeving aan hun eigen informatievereisten kunnen aanpassen.

Continue compliance

Met DCM kunt u logische en efficiënte werkmethoden realiseren omdat documenttypen en bijbehorende procesplannen vooraf worden ingesteld. Dankzij periodieke beoordeling van centraal beheerde processen en ruimte voor innovatieve voorstellen van werknemers uit de frontlinie, kunt u met DCM continue compliance en een permanente 'in control' situatie bewerkstelligen.

Rapportage

QOL|DCM voorziet besluitvormers van real-time bedrijfskritieke informatie en maakt op die manier snelle en goed geïnformeerde besluitvorming mogelijk. DCM levert aanpasbare rapporten over projectstatus en gedetailleerde informatie over documentspecifieke workflows, inclusief taakprioriteit en onvoltooide taken. DCM bevat functies voor periodieke, zelfgenererende en aanpasbare rapportage ten behoeve van continue procesbewaking, met name in relatie tot KPI's die cruciaal zijn voor de veiligheid, compliance of 'in control'-situaties.

Belangrijkste functies

• Sjablonen voor elk documenttype.
• Ondersteuning van een onbeperkt aantal toepassingen die in meerdere domeinen tegelijk kunnen worden uitgevoerd.
• Verbeterde, meer intuïtieve gebruikerservaring, waaronder: nieuwe, logische mappenstructuur; snellere (Ajax-gestuurde) paginavernieuwingsfrequenties; procestoewijzing voor grafische navigatie en toegang tot gegevensopslaglocaties; en snelkoppelingen in contextmenu's die via rechtermuisknop worden opgeroepen.
• Een per-sjabloon formuliereditor voor lokale (en meertalige) aanpassingen.
• Lokaal instelbare mappenstructuur en archieffuncties.
• Weergave-editor voor beheer van rechten en rolgebaseerde toegang.
• Door gebruikers in te stellen zichtbaarheid, toezicht en besturing van documenten.
• Archief- en (gedetailleerde) zoekfuncties tussen verschillende domeinen.
• Aanpasbaarheid, hergebruik en archivering van query's.
• Archivering op basis van scenario's.
• PDA-integratie.
• Goedkoop in gebruik en onderhoud; geen gespecialiseerde IT-kennis nodig.

Cases:

Internationale zadenproducent Syngenta zet Quality Online in voor kwaliteitsmanagement
Lees Syngenta